Arbeiten im Home-Office: So erhalten Sie den Datenschutz Ihres Unternehmens

Unabhängig davon, ob man mobil arbeitet, gelegentlich im Home-Office tätig ist oder ob es sich um einen voll ausgestatteten Telearbeitsplatz handelt. Die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung müssen immer und überall erfüllt werden, wobei die datenschutzrechtliche Verantwortung immer beim Arbeitgeber liegt!

Mobiles Arbeiten, Home-Office und Telearbeitsplatz

Nichts hat in der Zeit der Pandemie so einen Aufschwung erlebt, wie das mobile Arbeiten. Was ist mobiles Arbeiten, wie ist ein HomeOffice definiert und wie unterscheiden sich diese von einem Telearbeitsplatz? 

Starten wir beim mobilen Arbeiten. Ob im Hotel, im Urlaub oder Zuhause. Beim mobilen Arbeiten ist man ortsunabhängig mit Hilfe moderner Informations- und Kommunikationstechniken mit der Infrastruktur des Unternehmens verbunden.

Beim Home-Office spricht man im Allgemeinen von Arbeiten, die gelegentlich außerhalb der normalen Arbeitsumgebung durchgeführt werden, meist im privaten Umfeld der Beschäftigten. Die Vorgaben an einen solchen Arbeitsplatz arbeitsrechtlich eher gering. Höhere Anforderungen gibt es bei einem Telearbeitsplatz. 

Beim Telearbeitsplatz müssen vertragliche Rahmenbedingungen festgelegt werden! Hier bildet die regelmäßige Heimarbeit den Standard, welcher vom Arbeitgeber mit seinen Beschäftigten mit vertraglichen Rahmenbedingungen festgelegt werden muss.

Eingeschränkte Kontroll- und Einflussmöglichkeiten erschweren die Vorgaben vollumfänglich zu garantieren, zumal die Gefahren eines Datenmissbrauchs außerhalb des Unternehmens exponentiell ansteigen. 

Die Anforderungen ans Home-Office oder gar an einen Telearbeitsplatz sind deutlich höher als beim mobilen Arbeiten. Hier wäre es, neben allen arbeitsrechtlichen Gegebenheiten, für jedes Unternehmen wichtig, mit jedem Beschäftigten eine individuelle Vereinbarung zu treffen, um alle datenschutz- und sicherheitsrelevanten Vorgaben sicherzustellen. 

Datenschutzkonformes Home-Office

Um auch im Home-Office datenschutzkonform arbeiten zu können, müssen verschiedene Punkte berücksichtigt werden. Diese reichen von einer optimalen Arbeitsumgebung, bis hin zu verschiedenen organisatorischen Regelungen.

  • Die Arbeitsumgebung
  • Genutzte Hardware
  • Umgang mit Papierdokumenten
  • Nutzung von Videokonferenzsystemen
  • Sicherheit IT – Systeme und Zugriffe
  • Nutzung von Cloud-Diensten
  • Nutzung von Messenger-Diensten
  • Allgemeine organisatorische Regelungen 

An der umfangreichen Prüfliste ist deutlich zu erkennen, dass sehr viele Parameter beachtet werden müssen, um einen Home-Office- oder einen Telearbeitsplatz zu 100% datenschutzkonform zu betreiben.

Falls auch Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter/innen haben, die im Home-Office tätig sind, dann prüfen Sie Ihre Prozesse, so dass eine datenschutzkonforme Tätigkeit außerhalb des Bürogebäudes gewährleistet werden kann. 

Erstellen Sie Dokumente, in denen die Tätigkeiten im Home-Office oder beim mobilen Arbeiten genau geregelt sind und verankern Sie dort alle für den Datenschutz relevanten Parameter. 

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter/innen auf die speziellen Herausforderungen, die an das mobile Arbeiten außerhalb des Unternehmens geknüpft sind. 

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